Fiche pratique : Préparer une assemblée départemtale


l’assemblée annuelle départementale

L’ Assemblée annuelle départementale ordinaire sert à élaborer des stratégies et à prendre des décisions collectives.

Même si quelques contraintes viennent rythmer son organisation et son déroulement, l’assemblée annuelle départementale constitue avant tout, le reflet du message que les membres de l’association veulent donner à leurs travaux…. Elle se déroule de préférence en début d’année.

quelques conseils pratique

  • Demande un prêt gratuit de la salle
  • Réserver la salle
  • Visiter la salle
  • Confirmer la réservation
  • Eventuellement établir chèque de caution, signer le contrat de mise à disposition
  • Demander une attestation d’assurance
  • Noter le téléphone du responsable et prendre contact avec le détenteur des clés,

Préparer

  • les invitations
  • les convocations
  • feuille de questions
  • plan
  • Préparer flèche d’indication du lieu ( ficelle, Cutter, Scotch)
  • Préparer les livres et cd à vendre
  • le bureau de l ’association désigne les personnes présentes à la tribune, le président de séance, le secrétaire.

ENTRE 3 A 4 SEMAINES D’AVANCE

  • envoyer les invitations et les convocations

LE JOUR DE L ASSEMBLEE

  • installer la signalisation de la salle
  • faire signer la feuille de présence
  • Le président ouvre les travaux
  • hommage aux disparus
  • * intervention des invités
  • Le président de l’association fait le rapport moral
  • Le Secrétaire de l’association fait le compte rendu d’activités (Des activités de l’année écoulée en indiquant celles qui sont à poursuivre, des activités prévues pour l’année en cours, les suivantes)
  • Le trésorier présente le bilan financier

Matériel à prévoir

Bulletin d’adhésion de l’année en cours (N)
Liste des adhérents à jour de cotisation de l’année précédente (N-1)

Bulletin de vote

Préparer une table d’ouvrages

Mis à jour : mardi 24 septembre 2013